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文 件 档 案 管 理 规 定
一、总则
1、为加强协会文件档案（简称“文档”，下同）管理工作，充分发挥文档作用，全面提高文档管理水平，有效地保护及利用文档，为协会建设发展服务，特制定本规定。
2、协会文档，是指协会从事相关活动直接形成的对本会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文档分为电子文档和纸质文档。
3、文档承办部门或承办人员应保证经办文档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。承办人员工作变动或因故离职时应将经办的文档材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文档材料的收集
1、文档材料的收集归档部门为协会秘书处。秘书处应指定专人负责承办。
2、协会发出的公文(含定稿和打印的正件、附件、批复请示、转发文件时被转发的原件)一律由秘书处统一收集。
3、单位领导、工作人员外出学习、考察、调查研究、参加有关单位召开的相关会议等活动，须将主要文件资料向秘书处文档承办员人办理归档手续。
4、协会召开会议，由秘书处指定专人将会议材料、声像档案等向文档承办员人办理归档手续。
5、文档材料的收集需由一个以上的单位、部门提供的，由主办单位、部门收集，交秘书处备案。
三、文档归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、协会对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、协会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、协会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、协会的大事记及反映筹备组重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、文档归档要求
1、遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、文档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、对于电子文档，应以周为单位对文档进行拷贝，用专门的U盘进行存档。
五、文档管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司文档的完整与安全。
六、文档的利用
1、协会文档只有内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报会长或秘书长批准后，方可借阅。
2、文档借阅的最长期限为两周；对借出文档，文档管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书长处理。
3、必须严格保密，不准泄露文档材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经秘书长批准。
5、必须爱护文档，保持整洁，不准在文档材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知文档管理人员另行办理续借手续。
二〇一四年十月十一日
河南省标识行业协会筹备组
公 文 处 理 规 定
（讨论稿）
为加强协会公文管理，明确职责、规范运作，结合工作实际，就一般性公文起草、审核、签批、印发、存档等制定本规定。
一、协会专职工作人员根据需要或协会会长、秘书长授意，负责起草相关请示、报告、通知、通报、纪要等文件。
二、起草人根据需要或授意完成文件初稿，经修改、校对无误后，交会长审核。
三、协会秘书长对文件初稿进行审核，经审核不合格，应签署修改意见并将原文退回起草人，由起草人根据修改意见再作修改或重新拟写。
四、经秘书长审核通过后，由起草人或秘书长提交会长签批。若会长提出修改意见时，起草人应按会长要求重新修改直至符合要求。
五、会长巳签批的文件，由秘书处专职工作人员按规定格式行文并负责印制。
六、以秘书处名誉下发、上报的文件，均需加盖“河南省标识行业协会”印章。
七、协会内文，通过快件、传真和QQ邮箱传递；需要对外发布公告、新闻类软文，由秘书处与外媒联系确定传递方式。
八、文件办理完毕后，应按照档案管理规定，由文件承办人负责，对文件的原稿、正本和相关附件材料收集齐全，交由文档管理人员，按照类别进行立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。
九、纸质文档、电子文档以月为单位进行归类、归档。
二〇一四年十月十一日
河南省标识行业协会
印 章 管 理 规 定
（讨论稿）
第一章 总 则
为规范河南省标识行业协会公章、专用章、名章等的刻制、废止、登记、保管和使用，结合实际制定本规定。
一、公章：协会印章，刻有“河南省标识行业协会”名称，主要用于协会行政发文、各类公函用，具有行政效力。
二、专用章：只用于限定专门用途或业务权限范围内。如“河南省标识行业协会财务专用章”。
三、名章：也称“私章”，一般是指湖北省标识行业协会主要负责人姓名章。如“王鹏”， 主要用于协会财务管理。
第二章 刻制与废止
一、协会各类印章的刻制，应当由印章使用部门或秘书处专职人员提出申请，填写《印章刻制审批单》），经协会负责人审批同意后方可刻制。
二、所有印章进行更换或废止时，由秘书处专职人员填写《印章废止审批单》，经协会负责人审批同意后方可废止。经批准废止的印章原保管人员应当将旧印章交至秘书处封存。
三、对因各种原因发生印章停止使用的，由协会负责人审批同意，秘书处专职人员发文通知有关印章停用事宜。
第三章 保 管
公章印章由秘书处专职人员保管，专用章由使用相关专用章的人员保管，名章由协会出纳保管。
一、协会公章保管人员出差、病假等原因，经协会负责人同意后方可将公章交指定人员保管。
二、印章保管人员离职时，应当将印章及相关材料移交清楚，填写《印章保管移交单》。
三、如发生印章丢失、损毁、被盗情况，当事人应当立即向协会负责人报告并及时查明原因，根据秘书处处理意见或指示进行处理。
第四章 公章使用与审批
一、协会会议决议、纪要等需要发文加盖公章的，秘书处日常各类通知、函件等发文需加盖公章的，经协会负责人签批后方可盖章。同时，公章管理人员须填写《公章使用登记》。
二、、为简化用章审批手续，常规用章或事先已明确需要再次用章的文件，如事前已经报批过，印章保管人员可就同一事件继续用章，不必再次要求当事人提供签批手续。
三、秘书处工作人员因工作需要外出必须携带公章的，须填写《印章外带审批单》，经协会负责人同意方可外带。外带印章应当及时归还。
第五章 责 任
印章保管人员加盖印章时，应当坚持原则，认真负责，严格控制，不滥用，不循私心，对所有用章必需亲自处理，不准随便将印章交与他人使用，也不得私自将印章带离协会。印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向协会领导报告。
违反本管理制度，给协会工作造成损失的，由秘书处对违纪者予以一定经济处罚。
二〇一四年十月十一日